Kehidupan SMA tidak lepas dari bagaimana mereka yang SMA bisa menunjukkan kehebatannya, kreatifitas, eksistensi di mata orang banyak melalui sebuah acara. Ya, acara itu adalah pensi. Sebuah acara yang dekat dengan kegembiraan, kesenangan, dll. Rasanya kalau belum menunjukkan Pensi masing-masing SMA belum lengkap.

Merancang sebuah pensi SMA sebenarnya tidak serumit yang dibayangkan, yang dibutuhkan adalah kejelian dan semangat. Kenapa? Karena banyak hal baru yang akan ditemui. Tantangan telah menanti, bagaimana anda akan membentuk sebuah konsep yang unik, proposal yang menarik, peluang sponsor, publikasi,dll.

Dibalik nuansa hura-hura pensi, yang perlu dipertahankan adalah
bagaimana sebuah kepanitiaan itu mampu belajar banyak tentang berbagai hal. Karena masa SMA ini adalah masa belajar banyak hal, kesempatan anda terbuka lebar untuk belajar hal-hal seperti ini. Tidak melulu duduk tenang mendengarkan ocehan guru dalam kelas, belajar matematika, fisika, kimia, ekonomi, dll.

Apabila anda dan teman-teman berani, bersainglah dengan sekolah lain dengan cara menentukan hari pensi bersama pada hari tanggal tahun yang sama. Dengan kata lain ADU PENSI. Anda akan lebih tertantang untuk itu. Tentunya persaingan kedepan harus secara sehat, tidak saling merugikan misalnya “menyobek poster SMA lain, menyebarkan gosip buruk, dll”.

Oke, kita langsung saja mulai bagaimana pensi SMA itu dirancang hingga dilaksanakan acara.

Kita bagi menjadi 3 bagian besar pembicaraan, yaitu:

Hal yang paling penting sebelumnya adalah anda harus mempersiapkan semuanya jauh-jauh hari. 4-5 bulan sebelum hari H baik. Tujuannya adalah persiapan yang lebih baik, baik itu segi acara, maupun finansial. Anda akan menghabiskan banyak waktu untuk mencari sponsorship. Dan ingat, anda tidak bisa memberi waktu berpikir singkat pada pihak sponsor.

Hal pertama yang perlu anda lakukan adalah membentuk panitia inti. Panitia inti terdiri dari koordinator utama, sekretaris dan bendahara. Tentunya anda akan membutuhkan pembimbing di situ.

Selanjutnya, buatlah proposal sekolah, tujuannya agar sekolah terlebih dulu setuju dengan program anda. Proposal ini nantinya dapat digunakan sebagai bagaian awal proposal sponsor. Jadi tidak perlu kerja 2 kali dalam bagian yang sama.

Proposal tersebut berisi :

1. Latar belakang

2. Nama acara

3. Tema (sementara, bisa diganti setelahnya)

4. waktu acara

5. Tujuan

6. Manfaat

7. Sasaran

8. Kepanitaan inti dan seksi yang dibutuhkan

9. Konsep acara (draft kasar)

10. Anggaran kasar

11. Penutup

Ketika anda sudah mendapat persetujuan dari sekolah, anda akan mendapat dukungan yang kuat. Langkah anda akan semakin mudah, karena sekolah mendukung anda.

Langkah kedua, dari panitia tersebut, bentuklah seksi acara terlebih dahulu beserta anggotanya. Jangan buat seksi yang lain terlebih dahulu. Alasannya sederhana, konsep acara dibutuhkan sebagai gambaran seluruh kegiatan nantinya. Dengan demikian kerja dari seksi lain akan menyesuaikan konsep acara.

Konsep acara mencangkup tema acara, kegiatan yang dijalani, apabila ada pra event seperti seleksi band, cheers, dance, uaraikan dengan rinci. Buatlah konsep semenarik mungkin. Kalau perlu dobraklah batasan-batasan pensi itu sendiri, Jangan terlalu terpaku dengan musik.

Hal yang penting adalah bintang tamu. Kalau anda akan menentukan bintang tamu, pilihlah kira-kira penonton macam apa yang akan anda tarik. Bukan sesuai selera panitia, bisa gagal acara.

Setelah konsep acara selesai, baru bentuklah semua seksi yang lain. Yang dibutuhkan adalah seksi publikasi, seksi humas, seksi P3K, seksi dekorasi, seksi usaha dana, seksi keamanan, seksi perlengkapan, seksi konsumsi, seksi dokumentasi, pembantu umum, dll.

Menurut kacamata saya, cara memilih kepanitiaan yang terbaik adalah dengan membuka pendaftaran kepanitiaan . Alasannya adalah dengan demikian, anda paling tidak meminimalisir unsur keterpaksaan dan paling tidak menunjukkan adanya kemauan untuk terlibat (komitmen). Anda bisa memvariasinya dengan audisi model angket/kuisioner, atau juga hanya berdasar pada nama saja. Jika anda bingung menentukan/memfilter banyaknya pendaftar, mintalah bantuan pendamping, untuk memberi masukan.

Tentukanlah kuota setiap seksi. Jangan terlalu banyak jangan terlalu sedikit. Sesuaikan dengan kebutuhan. Misalnya pada seksi dana usaha anda akan membutuhkan banyak orang begitu pula dengan publikasi, namun tidak dengan konsumsi, dokumentasi.

Orang-orang yang dipilih direkomendasikan memilih beberapa orang yang kompeten/telah dipercaya kinerjanya/berpengalaman sebagai koordinator seksi. Orang-orang inilah yang diharapkan mampu menularkan kemampuan, pengalaman kepada wajah-wajah baru. Karena itu usahakanlah untuk memilih orang-orang muka baru. Tujuannya adalah mencari potensi baru, memberikan pengalaman yang lebih pada banyak orang. Pilihlah seminim mungkin kelas 3, perbanyak kelas 2 dan kelas 1. Dengan begitu, di tahun mendatang, tidak ada kekhawatiran karena tidak adanya orang-orang yang berpengalaman merancang pensi.

———————-

Kumpulkanlah seluruh anggota kepantiaan yang terpilih, koordinator utama dan seksi acara berkewajiban memberi gambaran acara dan job description masing-masing seksi.

 Job description keseluruhan

Secara umum dalam Pensi, job description masing-masing seksi adalah sebagai berikut :

Job Description:

· Bertanggung jawab pada seluruh kegiatan kepanitiaan

· Memantau perkembangan seluruh seksi

· Memberi keputusan final yang bersifat mutlak ketika ada suatu masalah yang berlarut-larut

· Menjadi sosok inspirator dan motivator bagi yang lain

· Mengamati segala hal yang tidak terduga (mamahami segala hal yang terjadi dalam kepanitiaan)

Kebanyakan orang beranggapan bahwa menjadi koordinator utama hanya menyuruh-nyuruh, “nyangkem” saja. Namun sebenarnya tidak, posisi koordinator haruslah menjadi sosok yang berwibawa dan berkomitmen. Dalam artian, tidak hanya sekedar “nyangkem” tapi berani turun ke seksi-seksi untuk membantu kerja, memberi dukungan, dan mengamati segala hal. Jangan dikira menjadi koordinator hanya menunggu hasil saja. Kalau koordinator tidak pernah kelihatan, tidak tahu menahu perkembangan seksi, koordinator itu perlu dipertanyakan. Koordinator adalah contoh, inspirator bagi teman-temannya. Kalau koordinator menyerah di awal, begitu pula teman-temannya.

Job Description:

· Mengetik proposal sponsor

· Mencatat hasil rapat koordinasi

· Mengurus surat-menyurat

· Mengetik LPJ

Tugas sekretaris seperti pada umumnya, yaitu mengurusi segala hal yang berkaitan dengan surat-menyurat, korespondensi, administratif, dll.

Job Description:

· Memegang seluruh keuangan acara

· Memegang seluruh bukti pengeluaran

Tugas bendahara seperti pada umumnya, yaitu mengurusi segala hal yang berkaitan dengan keuangan.

Job Description:

· Membuat Konsep acara

· Jadwal Pentas

· Mensosialisasikan konsep acara pada seluruh seksi

· Menentukan job description seksi secara lebih rinci

· Memonitor job yang telah dilaksanakan tiap seksi.

· Berkoordinasi dengan berbagai seksi menyangkut riders artis

Seksi acara menjadi seksi yang sangat vital. Di mana semua job description secara terperinci akan muncul di sini. Semakin besar tantangan yang dihasilkan konsep acara, semakin unik, dll, akan menghasilkan job decription yang semakin rumit dan banyak. Tapi hal ini bukan berarti pekerjaan bertambah sulit.

Seksi acara juga harus melihat perkembangan seluruh Seksi. Tujuannya agar konsep yang ada terus dituju dan dimengerti oleh semua seksi. Hal ini mengantisipasi adanya seksi yang keluar jalur dari job description.

Job Description:

· Menentukan kemungkinan media publikasi yang ada misalnya poster, leaflet, tiket, dll) yaitu media on site dan meida out site. Tentukan mana yang perlu dipasang sebelum acara dan yang dipasang pada acara berlangsung.

· Berkoordinasilah dengan seksi dana usaha mengenai logo publikasi, dan kesepakatan media publikasi peletakan, dsb

· Berkoordinasilah dengan seksi dekorasi mengenai peletakan media onsite

· Memberikan daftar itu ke tim kreatif atau tim pembuat proposal, hal itu akan menjadi bagian penting menentukan kontraprestasi dari sponsor

· Membuat seluruh media publikasi yang telah ditentukan

· Menentukan lokasi publikasi misalnyanya akan di mana letak 10 spanduk, pembagian ke sekolah-sekolah, dll

· Buatlah surat ijin pemasangan apabila anda akan memasang di bagian-bagian sekolah, tempat-tempat berijin lainnya. Berkoordinasilah dengan sekretaris.

· Berkoordinasi dengan seksi humas pada masalah ijin pemasangan spanduk dan pajak tiket

· Berkoordinasi dengan seksi perlengkapan mengenai keamanan media on site, terutama yang disediakan pihak sponsor.

· Memasang publikasi pada radio-radio/media cetak/media elektronik lainnya bersama seksi dana usaha, dan bicarakan mengenai kesepakatan kedua belah pihak

· Memasang seluruh media publikasi

Seksi publikasi efektif bekerja memasang pada 2 minggu sebelum acara, harapannya adalah agar sasaran penonton mempunyai cukup waktu untuk mejadwal dan 2 minggu waktu yang cukup dekat agar orang tidak lupa. Yang perlu diperhatikan oleh seksi publikasi adalah pada saat pemasangan adalah mengenai etika. Jangan memasang sembarangan karena itu menyangkut nama baik. Anda ceroboh maka stigma buruk juga akan menempel pada acara tersebut. Jangan terlalu banyak memasang poster di jalan-jalan. Boros! Akan lebih efektif memasang di daerah orang banyak berkunjung seperti distrom, café, dsb. Efektifkanlah fungsi leaflet sebagai pendekatan person to person. Manfaatkan pula media internet, Radio, cetak secara efektif.

Pada pemasangan media publikasi hari H, pasanglah itu pada H-1. Tujuannya agar tidak terburu-buru. Perhatikan segala hal yang berhubungan dengan kontrapresatsi sponsor, kapan di pasang, medianya apa, di mana, barangnya dari siapa, dll. Pastikan hal itu dengan seksi dana usaha.

Job Description:

· Mendampingi artis (setiap anggota humas paling tidak menjadi 1 koordinator dari satu grup artis) terutama bintang tamu (sebagai pemandu (liat rider’s), dll)

· Berkoordinasi dengann pihak keamanan terkait ijin kepolisian

· Berkoordinasi dengan pihak acara berkait dengan transportasi artis dan pendampingan artis

· Berkoordinasi dengan pihak publikasi berkait ijin spanduk, pajak tiket, dll.

· Meminta ijin pada masyarakat setempat berkait dengan adanya acara

· Berkoordinasi dengan sekretaris berkait dengan surat menyurat izin

· Berkoordinasi dengan konsumsi berkait masalah konsumsi artis

Perbedaan seksi humas dengan sekretaris lebih pada kalau sekretaris memuat suratnya, kalau seksi humas mengantar dan bernegosiasi dalam perizinan tersebut. Seksi humas mempunyai peran sentral mengenai hubunganterhadap artis yang akan tampil. Jangan sampai ada satu pun artis yang terlantar. Entah itu transpor, konsumsi, penginapan, pemandu, dll.

Job Description:

· Menguasai seluruh bagian proposal sponsor

· Membuat presentasi

· Mencari sponsor dan mendapat kesepakatan

· Memperhatikan setiap seluk beluk kesepakatan

· Berkoordinasi dengan seksi publikasi masalah materi publikasi yang telah disepakati dengan pihak sponsor berkait, kontraprestasi.

· Berkoordinasi dengan seksi acara berkait dengan mngkin adanya permintaan pihak sponsor untuk promosi di atas panggung, dll.

Jadi tidaknya cara bisa dikatakan dipegang oleh dana usaha. Dana usaha tidak mendapat sponsor maka habislah acara anda. Beberapa hal penting yang pelu diingat:

· Pakailah pakaian yang sopan

· Yakinkan sponsor lebih pada keuntungan sponsor

· Jangan bersikap meminta/mengemis

· Jangan mendesak apalagi soal waktu

· Mencari 5 sponsor kecil lebih mudah daripada mencari 1 sponsor besar

· Carilah koneksi dekat.

· Menentukan dekorasi panggung

· Menentukan dekorasi acara

· Memasang materi publikasi media onsite bersama seksi publikasi dan seksi perlengkapan.

Job desciption:

· Menentukan area parkiran

· Membuat izin parkir. Berkoordinasi dengan sekretaris dan humas.

· Membuat pos keamanan di daerah parkir dan lokasi acara

· Menghadirkan pihak polisi. Berkoordinasi dengan pihak sekretaris dan humas.

· Membuat pos penggeledahan pada jalan masuk.

Seksi perlengkapan membutuhkan stamina yang kuat, karena akan banyak tenaga yang terkuras. Bisa dibilang ini, adalah seksi dengan pekerjaan kasar, karena urusannya dengan pergudangan, angkut-angkut barang. Namun sebenarnya tidak, karena tidak akan ada penyediaan alat tanpa seksi perlengkapan. Seluruh urusan panggung dan keamanan barang seperti materi publikasi dipegang oleh perlengkapan.

Job desciption:

· Berkoordianasi dengan seksi acara untuk rider’s bintang tamu sspeutar panggung, alat, dll

· Berkoordinasi dengan persewaan panggung (kalau dibutuhkan)

· Menyimpan seluruh perlengkapan seksi lain dalam satu tempat yang aman

· Berkoordinasi dengan seksi dekorasi untuk hal pemasangan kontraprestasi di area

· Berkoordinasi dengan seksi lain seperti seksi publikasi untuk masalah keamanan materi publikasi.

Seksi perlengkapan membutuhkan stamina yang kuat, karena akan banyak tenaga yang terkuras. Bisa dibilang ini, adalah seksi dengan pekerjaan kasar, karena urusannya dengan pergudangan, angkut-angkut barang. Namun sebenarnya tidak, karena tidak akan ada penyediaan alat tanpa seksi perlengkapan. Seluruh urusan panggung dan keamanan barang seperti materi publikasi dipegang oleh perlengkapan.

Job Description:

· Berkoordinasi dengan sponsor makanan (kalo ada) atau merencanakan konsumsi untuk panitia dan artis

· Pikirkan pula konsumsi untuk crew, satpam, polisi, bahkan tukang parkir yang menjaga.

· Menghandle segala macam urusan stand makanan, minuman kalau hal itu diadalakan.

Yang perlu menjadi catatan dalam seksi konsumsi adalah jagan sampai makanan terlambat, karena panitia dan artis akan membutuhkan banyak energi pada hari latihan maupun hari H. Pilihlah konsumsi yang praktis, murah, dan bergizi.

Job Description:

· Mendokumentasikan seluruh rangkaian acara

· Mendokumentasikan spot-spot kontraprestasi sponsor

· Mengedit dan merealisasikan dokumentasi entah dalam bentuk foto, video (bisa berkoordinasi dengan tim kreatif untuk editing)

Dalam seksi, yang biasanya terlewat adalah tidak mendokumentasikan kontrapresatsi sponsor. Ini penting karena akan digunakan sebagai bukti komitmen pihak panitia terhadap pihak sponsor melalui LPJ yang akan dibuat nantinya.

Job Description:

· Menyediakan pos kesehatan pada hari-H di beberapa titik lokasi

· Bersiaga penuh (berpatroli) selama hari-H di area lokasi

· Berkoordinasi dengan layanan kesehatan (rumah sakit, ambulans, dll)

Seksi yang sederhana namun sangat vital. Jangan sekal-sekali menempatkan orang yang tidak tahu mengenai pengobatan. Bukannya pasien sembuh malah tambah parah. Konsekuensi kepada orang-orang yang menghuni seksi ini adalah ketika hari-H, ada kemungkinan tidak akan melihat acara secara utuh karena harus standby.

Seksi ini sering dianggap sepele, namun sebenarnya sangat penting. Orang di seksi ini haruslah orang yang mempunyai semangat tinggi dan kritis. Karena tuntutannya adalah membantu seluruh seksi yang ada. Maka bisa dikatakan dibutuhkan orang yang sangat berpengalaman di sini yang mengerti pekerjaan keseluruhan kepanitiaan. Bisa dikatakan sebagai orang ketiga yang siap membantu.

Job Description:

· Membantu seluruh seksi yang lain apapun itu.

1. Hal pertama yang dilakukan masing-masing seksi adalah membuat draft pengeluaran masing-masing seksi sebagai proses pembuatan anggaran final pada proposal

2. Buatlah proposal sponsor secepatnya (lihat posting merancang proposal sponsor untuk informasi lebih lanjut)

3. Berkoordinasilah setiap minggu minimal 1 kali

4. Koordinasi terakhir adalah hari H-1, segala sesuatu harus dibereskan hari itu juga

5. Jangan sampai ada hal sekecil apapun yang belum terpikirkan

6. Bekerjalah tanpa terlalu memandang batas seksi, ketika anda punya waktu luang, salinglah menawarkan bantuan kepada seksi lain.

7. Materi desain dalam publikasi bisa dibuat oleh siapa saja, tidak terbatas oleh seksi dekorasi, ataupun seksi publikasi. Mungkin pembentukan tim kreatif juga hal yang baik sebagai solusi. Tempatkan orang-orang yang mengerti komunikasi secara audio maupun visual yang baik.

8. Apabila acara berlagsung pada musim hujan, gunakan pawang (apabila anda percaya dibutuhkan spiritualis seperti itu)

Yakinkan diri anda masing-masing acara akan berjalan lancar dan sukses seperti yang diharapkan.

Tahap ini menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam sebuah keorganisasian.

Pada tahap ini ada 3 hal yang perlu dilakukan:

Yang penting di sini adalah:

· Sebelum digunakan bersih maka selesai bersih

· Amankan seluruh media yang disediakan.

Tujuan dari evaluasi adalah melihat kembali apa yang sudah dialami, dilalui, ditempuh secara bersama-sama dengan tujuan mencari kekurangan, kelebihan yang ada sehingga menjadi pelajaran yang berharga untuk kedepannya.

Evaluasi ada 2 macam, yaitu:

1. Evaluasi diri/Refleksi pribadi

Evaluasi ini adalah evaluasi pribadi. Harapannya dengan evaluasi diri ini, anda bisa melihat kekurangan dan kelebihan pada hal-hal yang telah anda lakukan, anda bisa menentukan apakah anda telah berbuat banyak atau belum. Dengan evaluasi ini, diharapkan anda mampu membawa diri ke masa lampau, melihat pengalaman-pengalaman, moment-moment penting, sehingga ada pelajaran berharga yang bisa dibawa kedepannya.

2. Evaluasi besar/bersama/kelompok/tim

Setelah anda mempu melihat secara pribadi, sekarang lakukanlah itu bersama-sama. Tujuannya adalah anda bisa mendapat hal yang baru dari teman anda, mencari kekurangan-kekurangan yang ada.

· Kumpulkanlah seluruh kepanitiaan yang ada, yang perlu dilakukan adalah:

· Bicarakan kekurangan yang anda dan teman-teman temukan, misalnya per seksi bergiliran.

· Contoh :

Dari Seksi publikasi berbicara demikian

“Kami membuat kesalahan dengan terlalu banyak mencetak poster, terlalu besar membuat backdrop, dll.”

· Kekurangan yang dibicarakan ini kemudian carilah solusinya bersama-sama, bagaimana kedepannya.

· Sharingkan pengalaman anda pribadi secara bergiliran, bisa seputar job yang dijalani, bagaimana acara berlangsung, apapun itu.

· Jangan malu-malu untuk mengkritik kinerja orang lain, selama anda menjaga emosi anda. Gunakan komunikasi yang baik.

· Anda bisa memvariasi evaluasi ini dengan menghadirkan pihak luar. Tujuannya adalah bahwa ada sesuatu hal yang hanya bisa diamati oleh orang lain di luar suatu kepanitiaan.

· Sukses tidaknya evaluasi bergantung pada bagaimana anda dan teman-teman mau terbuka, dengan demikian hasil evaluasi ini dapat digunakan pada tahun ajaran berikutnya untuk membuat acara yang lebih baik lagi.

· Berikanlah “applause” untuk semua orang dalam kepanitaan sebagai ungkapan kegembiraan atas segala hal yang anda dan teman-teman peroleh.

Ketika anda sebelumnya telah membuat proposal sponsor dan telah memberikan kesepakatan sponsor, maka laporan pertanggung jawaban harus diberikan pada setiap sponsor yang berpartisipasi

Tujuannya adalah agar sponsor bisa mengetahui bagaimana uang/jasa/bentuk sponsorship yang lain yang mereka berikan dipergunakan. Apabila sisa, apakah dana sisa itu digunakan seperti pada kesepakatan sebelumnya? Misalnya saja anda menulis pada proposal anda “semua dana yang tersisa akan digunakan untuk membantu anak-anak yang putus sekolah”.

Dengan adanya LPJ ini, maka kepanitiaan anda akan dilihat oleh Sponsor sebagai kepanitiaan yang bertanggung jawab.

Pihak sponsor membutuhkan LPJ ini sebagai arsip finansial interen, dll.

Jangan anggap remeh LPJ ini, kalau anda tidak percaya cobalah anda membuat sebuah event, anda kemudian tidak membuat LPJ, pada event selanjutnya mintalah sponsorship pada perusahaan/company/yayasan yang sama. Mereka tidak akan percaya dengan kepanitiaan anda.

Bagaimana membuat LPJ?

1. Kumpulkan seluruh kepanitiaan per seksi

2. Dalam setiap seksi, mintalah mereka untuk merinci sedetail mungkin keuangan yang telah digunakan dalam seksi itu, dan mintalah mereka membuat deskripsi/point-point tentang apa saja yang telah mereka lakukan selama dalam seksi. Lampirkan bon/nota/kwitansi sebagai bukti.

3. Kumpulkan seluruh laporan setiap seksi.

4. Berkumpulah panitia inti dengan seluruh koordinator masing-masing seksi

5. Buatlah rekap dalam bentuk LPJ

LPJ akhir berisi:

Deskripsi garis besar hasil acara

Deskripsi kerja masing-masing seksi

Pengeluaran dan pendapatan keseluruhan

Bukti pengeluaran

Foto-foto kontraprestasi

Ucapan terima kasih

6. Anda bisa membuat LPJ yang berbeda pada setiap sponsorship

Misalnya:

Dengan menambahkan bagian pengeluaran khusus dari uang/barang yang telah diberikan sponsor tertentu.

7. Jilidlah laporan itu sehingga layak untuk diberikan oleh pihak sponsor

8. Anda bisa memvariasi sendiri segalanya.

Secara garis besar, seperti itulah cara merancang sebuah Pensi SMA.

Lebih tepatnya sebenarnya semua acara mempunyai proses yang mirip seperti di atas, anda bisa menggunakannya untuk membuat acara yang lain.

Masa SMA adalah masa dimana kita mendapat banyak kesempatan untuk berkembang.

Carilah terus sesuatu yang baru....!!

Masa lalu adalah pengalaman, sekarang adalah perjuangan, hari depan adalah lebih baik

Yang mau berbagi pengalaman, sharing, butuh pendapat, silahkan!

Comment please!